Scouting Regio Den Haag draait volledig op vrijwilligers. Onder het kopje Regio bestuur & teams is een overzicht gegeven van de verschillende functies binnen de regio waarvoor vrijwilligers worden ingezet. De meeste vrijwilligers hebben al een scoutingachtergrond wanneer ze voor de regio actief worden. Verder zijn veel vrijwilligers ook nog actief bij hun eigen scoutinggroep en/of het organiseren van landelijke scoutingactiviteiten.

Scouting Regio Den Haag maakt deel uit van de landelijke organisatie Scouting Nederland en conformeert zich dan ook aan de afspraken die zijn gemaakt op het gebied van onder meer vrijwilligersbeleid. Scouting Regio Den Haag is een stichting die is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 41155500 en beschikt over statuten overeenkomstig de modelstatuten van Scouting Nederland voor regio’s. In deze statuten zijn onder meer aspecten opgenomen over de doelstelling, de middelen, de bestuurssamenstelling en besluitvorming, bevoegdheden en jaarstukken.

Scouting Nederland wil haar leden een fysiek en sociaal veilige omgeving bieden. We doen er alles aan om dat te bereiken. Bij gesprekken met nieuwe vrijwilligers is het een gespreksonderwerp en binnen Scouting Academy wordt er aandacht aan besteed. Daarnaast heeft Scouting Nederland een Gedragscode en een Stappenplan In veilige handen. Deze documenten worden ook door Scouting Regio Den Haag onderschreven. Binnen de maatregelen in de preventieve sfeer is het aanvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) een belangrijk en verplicht hulpmiddel. De VOG is niet het wondermiddel om grensoverschrijdend gedrag binnen Scouting te voorkomen, maar zorgt er wel voor dat personen die eerder in de fout zijn gegaan met kinderen, en daardoor bij justitie bekend zijn, niet bij Scouting aan de slag kunnen.

Leden van het regiobestuur worden overeenkomstig de statuten gekozen in de regioraad, waarin alle scoutinggroepen binnen Scouting Regio Den Haag zijn vertegenwoordigd. De overige vrijwilligers voor functies binnen de regio worden aangesteld op basis van aanmelding. Hierbij wordt gekeken naar de achtergrond, motivatie en benodigde deskundigheid. Het biedt al de nodige vertrouwen dat nagenoeg alle vrijwilligers uit “eigen kweek” komen, ofwel actief zijn bij of gelieerd zijn aan een Haagse scoutinggroep. De regioraad wordt ook geïnformeerd over wijzigingen van en vacatures voor regiofuncties. Indien er signalen worden ontvangen over het disfunctioneren van een bepaalde vrijwilliger, wordt hiernaar gehandeld volgens de richtlijnen van Scouting Nederland, een en ander afhankelijk van de aard van disfunctioneren. Het Huishoudelijk Reglement van Scouting Nederland biedt hiervoor belangrijke handvatten.

Gezien de organisatiestructuur en de taakstelling van Scouting Regio Den Haag, beschikt de regio niet zelf over een vertrouwenspersoon. De scoutinggroepen die onder de regio vallen beschikken over een eigen vertrouwenspersoon, waar desgewenst kan op worden teruggevallen. De regioactiviteiten die plaatsvinden worden door en voor deze scoutinggroepen georganiseerd. Bij grensoverschrijdend gedrag of een ander calamiteit kan altijd de scoutinggroep in kwestie worden aangesproken en kan worden doorverwezen naar de vertrouwenspersoon binnen deze scoutinggroep. Daarnaast kan Scouting Regio Den Haag een beroep doen op het Landelijk opvangteam in het geval van calamiteiten.