fotolijn

papierscheurhoutregiologokopieONDERWERP: Regioraad
DOCUMENT: RR-2018-004
VERVANGT DOCUMENT: -
DATUM VERZENDING: 21 juli 2018
ACTIE: Vaststellen op volgende regioraad en uitvoeren acties

Verslag Regioraad d.d. 28 juni 2018
Locatie: Scouting De Mohicanen


GENODIGDE/AANWEZIG/AFWEZIG
Scoutinggroepen:

Scoutinggroep Aanwezig/afwezig
BePals/Prinses Juliana Geen afgevaardigde beschikbaar
Brigitta Valentijn Geen afmelding ontvangen
Drumband Den Haag 1 persoon aanwezig
Ferguson 1 persoon aanwezig
Haagse Hout Geen afgevaardigde beschikbaar
HWS Baron van Pallandt  Geen afmelding ontvangen
Macdonaldgroep Geen afmelding ontvangen
Mohicanen 2 personen aanwezig
Najadastam Geen juiste contactgegevens
Rimboejagers 2 personen aanwezig
Rustenburg 2 personen aanwezig
Stanley 55 2 personen aanwezig
St Joris 5 1 persoon aanwezig
Vliegende Hollander Geen afmelding ontvangen
Wegelaergroep 2 personen aanwezig


Regiobestuur:

Voorzitter HansBert
Penningmeester  Geert
Kandidaat bestuursleden  Ernst-Jan en Jarno


Spelteams:

Bevers 1 persoon aanwezig, 1 persoon afwezig
Welpen Geen spelteam
Scouts 3 personen afwezig
Explorers Geen spelteam
Roverscouts  Geen spelteam


Academy

Praktijkcoaches 1 persoon aanwezig, 1 persoon afwezig

Ondersteuning

ROTS  Afwezig
PR Afwezig


Regio Vlietstreek

Voorzitter  Aanwezig

 

TER KENNISGEVING (HAAGSE SCOUTINGGROEPEN BINNEN REGIO VLIETSTREEK)
Rijswijkse Meeuwen en Watergeuzen
Van Weerden Poelman
Waterscouting Dorus Rijkers

1. Opening, agenda en mededelingen
1.1 Opening
HansBert opent de regioraad en heet iedereen van harte welkom. Hij bedankt De Mohicanen voor de
gastvrijheid en het organiseren van de barbecue. Er volgt een voorstelronde.

1.2 Vaststelling agenda d.d. 28 juni 2018
De agenda, zoals opgenomen in document RR-2018-002, wordt vastgesteld met de toevoeging van subsidiebeleid Jeugd als nieuw agendapunt 5.3.

1.3 Mededelingen
Voorzitter meldt de volgende zaken aangaande de trainingen in het seizoen 2018-2019 op basis van informatie ontvangen van het trainingsteam van Regio Vlietstreek:

  • op woensdag 7 november vindt de leidersvaardigheden introductietraining plaats in het clubhuis van een nader te bepalen scoutinggroep; 
  • op zaterdag 19 en zondag 20 januari 2019 vindt de leidersvaardigheden training plaats in Scoutscentrum De Eendenkooi; 
  • op zaterdag 30 en zondag 31 maart 2019 vindt de logeer-/bivak-/kamp-/expeditietraining plaats in Scoutscentrum De Eendenkooi of in het clubhuis van Scouting Gordon.

Na een rondgang blijkt er veel vraag naar trainingen te zijn, dus mogelijk dat er meer trainingen behoren te worden ingepland, een en ander ook afhankelijk van de capaciteit binnen het trainingsteam.

Hans Bert meldt verder dat in het seizoen 2018-2019 de derde en vierde ronde in het kader van bestuursontwikkeling plaatsvindt. De derde ronde start op maandag 8 oktober 2018 met vervolgavonden op maandag 5 november 2018, maandag 14 januari 2019 en maandag 11 februari 2019. De vierde ronde start op donderdag 24 januari 2019 met vervolgavonden op donderdag 21 februari 2019, donderdag 21 maart 2019 en donderdag 11 april 2019. Voor de derde ronde kunnen groepsbesturen zich reeds opgeven via SOL.

2 Verslag van vorige vergadering
Het verslag van de regioraad d.d. 26 maart 2018, zoals opgenomen in document RR-2018-001, wordt ongewijzigd vastgesteld onder dankzegging aan Hans Bert voor het opstellen hiervan.

3 Bestuursverkiezingen
Voor de functie van regiosecretaris heeft Jarno Dakhorst zich kandidaat gesteld. Er zijn geen tegenkandidaten. Er volgt een schriftelijke stemming over de invulling van de functie van regiosecretaris door Jarno:

  • VOOR: 16 TEGEN: 0 BLANCO: 0 ONGELDIG: 0

Hiermee is Jarno unaniem verkozen tot regiosecretaris voor de lopende termijn.

Voor de functie van algemeen lid heeft Ernst-Jan van Broeckhuijsen zich kandidaat gesteld. Er zijn geen tegenkandidaten. Er volgt een schriftelijke stemming over de invulling van de functie van algemeen lid door Ernst-Jan:

  • VOOR: 14 TEGEN: 2 BLANCO: 0 ONGELDIG: 0

Hiermee is Ernst-Jan verkozen tot algemeen lid voor de lopende termijn.

[NB. Er behoort nog een rooster van aftreden te worden opgesteld om te borgen dat de voorzitter, secretaris en penningmeester in opeenvolgende jaren op de rol staan.]

4 Jaarcijfers en jaarverslag 2017

4.1 Jaarcijfers 2017

Geert geeft een toelichting op de jaarcijfers 2017, zoals per e-mail gecirculeerd en gearchiveerd als document RR-2018-003. Hij legt uit de deze jaarcijfers nog formeel onder de verantwoordelijkheid van zijn voorganger vallen, i.e. Harry van Adrichem. Hij geeft hierbij aan dat de kosten en baten waar mogelijk in het kalenderjaar zijn genomen waarop ze betrekking hebben. Per saldo is er verlies gemaakt, wat mede het gevolg is dat er geen contributie is geheven. Geert meldt dat voor 2018 inmiddels is begonnen met het innen van contributie; van vrijwel alle scoutinggroepen is de contributie ontvangen. Geert sluit af dat de regio per saldo een verlies heeft geleden, wat ten laste komt van het eigen vermogen van de regio. Bas en Pagina 3 van 5 Marcel, die de kascommissie vormen, geven aan dat ze nog een aantal vragen hebben over de gevoerde financiële bedrijfsvoering, die zij nog voorleggen aan Geert. Gezien de verklaring van de kascommissie nog ontbreekt, kunnen de jaarcijfers 2017 nog niet formeel worden vastgesteld en kan er nog geen decharge worden verleend aan de vorige penningmeester over de gevoerde financiële administratie van 2017.

4.2 Jaarverslag 2017

HansBert meldt dat voor 2017 geen jaarverslag is opgesteld. Het streven is vanaf 2018 wel te werken met jaarverslagen. Dit is ook een goed communicatiemiddel naar externe stakeholders, zoals de gemeente.

5 Begroting en jaarplan 2018

5.1 Begroting 2018

Geert geeft een toelichting op de begroting 2018, zoals per e-mail gecirculeerd en gearchiveerd als document RR-2018-003. De begroting is opgesteld op basis van beschikbare gegevens en met het gegeven dat inmiddels het jaar al halverwege is. In de begroting 2018 is een tekort opgenomen, wat ten laste komt van het eigen vermogen van de regio. Geert meldt verder dat voor de begroting 2019 de eerder overeengekomen financiële jaarcyclus wordt aangehouden. De begroting wordt ongewijzigd vastgesteld.

5.2 Jaarplan 2018

HansBert meldt dat voor 2018 geen jaarplan is opgesteld. Het streven is vanaf 2018 wel te werken met jaarverslagen, ook als onderbouwing van de begroting.

5.3 Subsidiebeleid Jeugd in toekomst

HansBert geeft een terugblik op de bijeenkomst subsidie Jeugd van de gemeente Den Haag, die op maandag 25 juni jl. plaatsvond; zie ook de presentatie tijdens deze bijeenkomst en achterliggende stukken zoals opgenomen in document RR-2018-005. Er vindt een forse bezuiniging plaats op welzijn en daarmee beschikbare subsidiebudgetten. Het nieuwe subsidiebeleid biedt echter ook kansen, aangezien een aantal beleidsdoelen goed aansluit bij de activiteiten van scouting. De wetenschappelijke onderbouwing over de toegevoegde waarde van scouting aan de maatschappij en de daarmee gepaard gaande besparing op maatschappelijke kosten kan helpen om subsidies toegewezen te krijgen.

Voor scouting geldt 2019 als een overgangsjaar door continuering van het huidig beleid. Het college moet zich nog uitspreken welke plek scouting daarna in het jeugd- en welzijnsbeleid krijgt. Het ziet ernaar uit dat voor scouting niet meer apart budget wordt vrijgemaakt. Er is gevraagd op welke wijze scouting wordt betrokken in de beraadslagingen. Dit zou plaatsvinden nadat het college heeft bepaald of scouting een aparte positie krijgt of niet. Verder is ook door andere organisaties gepleit dat scouting aan preventie doet dat veel kostenefficienter dan daadwerkelijke zorg. Het is belangrijk dat scouting laat zien dat ze van toegevoegde waarde is voor de maatschappij.

Het is wenselijk dat er voor een gezamenlijk aanpak wordt gekozen. Daartoe wordt afgesproken dat er een inventarisatie onder de scoutinggroepen plaatsvindt om een overzicht te krijgen welke externe activiteiten met maatschappelijke functies (jaarlijks) worden georganiseerd. Het idee is om vervolgens een regioavond hierover te organiseren. Tijdens deze avond kan ook worden bekeken op welke wijze het beste de subsidieaanvragen kunnen worden ingediend, toegespitst op de relevante beleidsdoelen, en welke andere fondsen aangeschreven kunnen worden (bijv. subsidie voor buurtactiviteiten per stadsdeel). Verder is het belangrijk om kennis te maken met de wethouder Zorg, Jeugd en Volksgezondheid (Kavita Parbhudayal) als ook met de betrokken ambtenaren en raadscommissieleden, bijvoorbeeld door het maken van een tour langs de scoutinggroepen om de veelzijdigheid van scouting te laten zien. Deze actie wordt eerst met Saskia Fils afgestemd.

De scoutinggroepen zijn zelf verantwoordelijk voor indienen van de subsidieaanvraag ‘oude stijl’ voor 2019. Daarnaast kunnen ze eventueel al gebruik maken van het nieuwe subsidiebeleid door een aanvraag in te dienen aansluitend op een van de beleidsdoelen.

6 Zichtbaarheidsactie

HansBert blikt terug op eerdere regioraden, waarin het organiseren van een zichtbaarheidsactie aan de orde geweest, zoals een centrale open dag. Naast het onder de aandacht brengen van scouting onder de ambtenaren, is het ook wenselijk een regio-activiteit te organiseren om de zichtbaarheid van scouting in Den Haag te vergroten. De wens van een dergelijke activiteit is ook geuit door Saskia Fils. Aan haar wordt eerst voorgelegd op welke wijze zij graag wil dat scouting zich laat zien, zodat daarop kan worden ingespeeld.

Henk meldt hij van de stadsdeeldirecteur voor Leidschenveen-Ypenburg een uitnodiging voor het Prinsjesdagontbijt heeft ontvangen. Dit is een goede gelegenheid om met ambtenaren in contact te treden en te lobbyen. Binnen andere stadsdelen blijkt nog niet een soortgelijke uitnodiging te zijn ontvangen.

7 Samenstelling regio

HansBert meldt dat het huidig overzicht met de samenstelling van de verschillende functies binnen de regio wordt rondgestuurd. Dan is het voor iedereen inzichtelijk welke functies er zijn, door wie deze posities worden vervuld en welke functies nog vacant zijn.

Vanuit de aanwezigen wordt de wens geuit voor beter contact en uitwisseling met de spelteams (Bevers, Welpen, Scouts, Explorers). Voor zover bekend hebben momenteel alleen de Bevers spelteamcoördinatoren; bij de overige spelteams rouleert het voorzitterschap onder de groepen. HansBert licht toe dat binnen het regiobestuur is besproken om de spelteams te verdelen onder de zittende bestuursleden of hiervoor specifiek een bestuurslid te werven.

Betreffende de Academy wordt de projectleider gehandhaafd. Eventueel kan ervoor worden gekozen hiervan ook een bestuursfunctie van te maken. Aanvullend hierop behoort er te worden bekeken of er voldoende trainers zijn om in de trainingsbehoeften te voorzien.

Henk meldt dat hij bezig is met het opzetten van een interregionaal platform voor de regio’s Delfland, Den Haag, Vlietstreek en Westland teneinde zakan die bij de regio’s liggen of komen te liggen (vanuit Scouting Nederland) met elkaar te bespreken en onderling af te stemmen, taken te coördineren en samenwerking te verbeteren. In zijn zienswijze kan een aantal zaken op regioniveau worden opgepakt en behoren andere zaken gezamenlijk met regio’s te worden opgepakt.

8 Toolsbox

Alle groepen waren gevraagd een pitch voor te bereiden over een vernieuwend activteit, waar andere scoutinggroepen ook wat aan hebben. De volgende pitches passeren de revue:

  • De Rimboejagers organiseren jaarlijk het Timmerdorp. Hiermee zijn ze zichtbaar in de buurt en doen ze acitiviteiten voor buurtkinderen, wat zeer wordt gewaardeerd. Elk elk jaar vindt er vernieuwing plaats door introduceren van nieuwe activiteiten (ten koste van andere activiteiten).
  • De Mohicanen maken gebruik van andere kwaliteiten van haar vrijwilligers. Zo is een aantal vrijwilligers ook goed in zelfverdedigingssporten of met graffiti. Door het organiseren van workshops wordt jeugdleden een afwisselende activiteit aangeboden.
  • De Wegelaergroep is een samenwerkingsverband aangegaan met VTG, een vrijwilligersorganisatie voor mensen met een beperking. Ze organiseren jaarlijks een gezamenlijke activiteit. Voor komend seizoen wordt een survivalactiviteit georganiseerd met het voortgezet onderwijs.
  • Stanley 55 organiseert jaarlijks met Halloween een griezeltocht, wat uitgegroeid is tot een succesvolle, populaire activiteit voor de hele buurt. Er wordt entree gevraagd voor deelname, waardoor er ook de activiteit ook financieel een succes is.
  • Rustenburg heeft min of meer de natuurspeeltuin in het Zuiderpark tijdens hun opkomsten ‘toegeëigend’ als onderkomen. Op deze manier zijn ze ook zeer zichtbaar in de buurt. Daarnaast is de VakantiePas gekoppeld aan de opening van de nieuwe speeltoestellen.

9 Rondvraag en sluiting

9.1 Rondvraag

Van de rondvraag wordt gebruik gemaakt door de volgende leden:

  • Peter meldt dat de Wegelaergroep in het voorjaar van 2019 een vossenjacht voor Bevers en Welpen organiseert in samenwerking met de International School; de exacte datum volgt binnenkort. Hij nodigt alle scoutinggroepen uit om aan deze vossenjacht deel te nemen. Aan deelname zijn geen kosten verbonden.
  • Ernst spreekt de wens uit dat aan het begin van het scoutingseizoen de data bekend zijn van de regioactiviteiten. Er wordt onderkend dat bij voorkeur voor 1 september 2018 deze data bekend, realiserende dat bij de meeste spelteams de functie van coördinator vacant is.
  • Rick meldt dat op 6 en 7 april 2019 de volgende editie van de Duinenmars plaatsvindt. De Duinenmars is ook geschikt om als scouting te profileren door zichtbaar aanwezig te zijn met een of meer activiteiten. Rick meldt verder dat Drumband Den Haag bij grote activiteiten gevraagd kan worden om een optreden te verzorgen.
  • Bob vraagt om opheldering over de coördinatie van en communicatie over regioactiviteiten, wat zijns inziens beter kan. Dit punt wordt opgepakt, realiserende dat bij de meeste spelteams de functie van coördinator vacant is.
  • Henk roept op om met regiobesturen om tafel te zitten om de gedeelde uitdagingen met elkaar te bespreken. Dit kan worden meegenomen in het interregionaal platform. Naar aanleiding van de rondvraag wordt afgesproken dat er een regiokalender wordt opgesteld en bijgehouden die periodiek wordt rondgestuurd.

9.2 Sluiting

Niets meer aan de orde zijnde, dankt HansBert een ieder voor zijn of haar inbreng en sluit hij de regioraad.

Actielijst

Nr Omschrijving Actiehouder(s) Deadline
RR-18-01 Opgeven voor derde ronde programma Bestuursontwikkeling Geïnteresseerde groepen 2018-08-31
RR-18-02 Opstellen rooster van aftreden regiobestuur Regiosecretaris 2018-08-31
RR-18-03 Doorgeven externe activiteiten met maatschappelijke functie aan regiosecretaris Alle groepen 2018-08-31
RR-18-04 Beleggen regioavond inzake toekomstige fondsenwerving voor scoutingactiviteiten Regiobestuur 2018-08-31
RR-18-05 Polsen Saskia Fils over aanvliegroute benaderen ambtenaren inzake subsidie en zichtbaarheidsactiviteit Regiovoorzitter 2018-08-31
RR-18-06 Rondsturen overzicht samenstelling regiofuncties Regiosecretaris 2018-08-31
RR-18-07 Opstellen, bijhouden en periodiek rondsturen van regiokalender Regiosecretaris 2018-09-15